/ Блог / Систематизация / Правила описания бизнес-процессов

Правила описания бизнес-процессов

Instagram
FacebookTwitterTelegramLinkedIn

Описание бизнес-процессов компании – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

Без описания бизнес-процессов бизнес будет утопать в хаосе, потому что о нормальном функционировании речи быть не может.

Во-первых, потому что успешный бизнес=структурируемый бизнес. Наверное на этом и закончим 🙂

Бизнес включает в себя много процессов: процессы производства, закупок, управления, продаж, маркетинга, учета, развития… Описывать безусловно нужно каждый из процессов, чтобы понимать специфику работу. Но, все же для того, чтобы описать бизнес-процессы нужна последовательность. С чего же начать❓Работая с малым и средним бизнесом, в первую очередь, мы изучаем процесс от поступления заявки в компанию на производство продукта или услуги до его производства, отгрузки и получения оплаты 💵 Стартовым событием также может быть первое обращение клиента в компанию любым удобным для него способом, которые предусмотрены в компании: мессенджеры, заявка на сайте, email, телефон 📲

Почему именно этот бизнес-процесс ❓Все просто. Потому что этот процесс сквозной и его картографирование “как есть” дает сразу понимание зон конфликтов между подразделениями и зон развития 👥

Бухгалтерия не вовремя выписывает счета, компания не вовремя получает оригиналы договоров и акты выполненных работ, потому что нет ответственного, не ведется фиксация данных о клиентах на входе 🤨 И еще много чего, что снижает потенциал эффективности вашей деятельности, а значит и реальный финансовый результат 📉 Данный процесс деятельности мы условно называем основным, потому что он приводит непосредственно к удовлетворению внешнего клиенты на выходе и получению оплаты от него 🙌

КАК ЖЕ ПРОПИСЫВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Вариантов прописания процессов в бизнесе масса, как и нотаций, предназначенных специально для этого ☝️ Но, чем проще нотация и подход, тем лучше для бизнеса, особенно, когда систематизация и процессорное управление не были тесно вплетены в деятельность и управление ранее ☺️ Для начала выделите процесс, как выделять процессы от наиболее важных до наименее, мы разбирали с вами выше. Выбрав бизнес-процесс, который желаете прописать — начните с тех этапов, которые относятся к производству продукции и услуги, ее продаже, отгрузке, то есть с тех, которые дают возможность получить на выходе удовлетворенного внешнего клиента и получение оплаты от него. Что считается важным в любом бизнесе. Итак, прописываем:

1️⃣ Сначала основные процессы, обеспечивающие и обслуживающие, затем управленческие ☝️

2️⃣ Количество бизнес-процессов зачастую может быть от 1 до 7 (но все зависит от масштабов бизнеса).

3️⃣ Большинство процессов сквозные, то есть такие, которые проходят через несколько отделов компании, при этом ключевые проблемы возникают именно на стыках между отделами и специалистами 👥

4️⃣ Разбиваем основной процесс на шаги, не более 10-12! Но, при этом придерживаемся единого уровня детализации. Например: “Подготовка и согласование коммерческого предложения”, “Подготовка и согласование договора” и т.п. 🧐

5️⃣ Шаги называем отглагольными существительными.

6️⃣ Описываем всю полноту процесса, его стандартный и обязательно линейный ход ☝️Стандартный ход — процесс, который выполняется в большинстве случаев. Если есть исключения и они часто повторяются, например, по удовлетворению определенной группы клиентов, тогда он может быть выведен в отдельный процесс ✍️

7️⃣ Описываем как есть, не стараясь сразу внести улучшения.

8️⃣ Процесс описываем на верхнем уровне его протекания, при необходимости декомпозируем шаги верхнего уровня на отдельные подпроцессы 👐

9️⃣ Анализируем и выделяем зоны ближайшего роста 📈

🔟 Совершенствуем 🔝

1️⃣1️⃣ Тестируем 🧐

1️⃣2️⃣ Внедряем в работу ✍️

Прописывание процессов и их оптимизация требуют подготовки, системного мышления и задействования ключевых сотрудников ☝️ Кому как ни вам лучше знать, что будет удобнее и эффективнее для вашей компании❓

Друзья, а какие проблемы возникают у вас в процессе реализации основного процесса деятельности, возможно, пришло время его оптимизировать ❓🤔

Остались вопросы? Тогда пишите нам в Messenger, Telegram, Viber  или звоните

+ 38 (098) 105 56 65

+ 38 (050) 883 61 27

© Алексей Гагаринов, директор консалтинговой компании FSS, специалист в систематизации бизнеса

Instagram
FacebookTwitterTelegramLinkedIn

У ВАС ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?
У НАС ЕСТЬ ОТВЕТЫ!
ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ СПЕЦИАЛИСТА

подПИСАТЬСЯ НА новости