В 2020 году вышло исследование, благодаря которому стало известно, что 4,5 миллиарда человек пользуются Интернетом, а аудитория социальных сетей прошли отметку в 3,8 миллиарда.
Представьте, как такое огромное количество человек могут быть ошибочно уверены, что окружающие думают и видят точно так же, как они сами. Этикет, протокол, любые другие подобные нормы — это способ договориться об одинаковом поведении в определенных ситуациях. Таким образом, все участники коммуникации, понимают и реагируют на ситуации одинаково, что помогает избежать недопониманий и конфликтов.⠀
В этой статье мы расскажем о 10 основных правилах деловой переписки, актуальных для 2020 года. Соблюдая их, вы сможете качественно доносить информацию до собеседника, не вызывая при этом у него негативных эмоций.
1. Не нарушайте границы человека
По деловым вопросам пишите в рабочее время.
Просто представьте: у вас бессонница и глубокой ночью вам резко приходит сообщение с текстом «по работе». Реакция на это сообщение у вас будет негативная. Так что, проснувшись утром, вы будете чувствовать себя не только подавленным от бессонной ночи, но и раздраженным.
2. Соблюдайте собственные границы
Рабочие переписки во вне рабочее время — не являются критически важной необходимостью. Ограничьте время вашей работы. Если вы работаете с 10:00 до 18:00 — отвечайте на сообщения в это время.
3. Телефон не для звонков
Абсурдно, но так и есть. Звонок без предупреждения будет расценен как вторжение в личное пространство, а такое мы разрешаем только близким людям.
4. Аудиосообщения — абсолютное зло
Отправляйте голосовые только в крайних случаях и по предупреждению. Уважайте чужое время и продуктивность. Когда в мессенджере высвечивается аудиосообщение без темы и назначения на две и больше минуты — автоматически появляется неприятное чувство.
5. В переписках — конструктивно и по делу
Сразу пишите суть вопроса. Собеседник будет вам за это только благодарен. Ведь это такая экономия времени для вас и для человека, которому вы пишите. Пишите конструктивно и вам не придётся объяснять ещё 20 минут суть одного сообщения.
6. Всё предложение в одном сообщении
Не стоит писать 10 смс по одному слову, ведь это может нарушать рабочую обстановку и раздражать собеседника.
7. Числовая информация — текстом
Не отправляйте номер мобильного или карты фотографией. Так вы сэкономите время собеседника и будете уверены в правильности данных.
8. Заботьтесь о конфиденциальности
Передавайте секретную информацию, например, пароли и логины, в зашифрованных чатах. А лучше вовсе не передавайте подобную информацию таким способом.
9. Храните порядок в переписках
Удаляйте ненужные чаты, если они были посвящены единоразовому событию, которое уже прошло. Также, если мессенджер позволяет — делать папки, тем самым сортировать поток сообщений.
10. Включайте видеокамеру на онлайн-встречах
Согласитесь, когда вы видите человека, с ним общаться легче, чем с черным экраном. К тому же, намного приятнее коммуникация с человеком, когда вы видите его эмоции.
Пользуйтесь этими правилами и никакая деловая переписка не будет для вас стрессом!
Остались вопросы? Пишите в Messenger, Telegram, Viber или звоните по телефону:
+ 38 (098) 105 56 65
+ 38 (050) 883 61 27
